バイトやパートのシフト申請をするメールの書き方とは？
アルバイトの勤務時間にシフト制を導入している職場はとても多いです。
まず、ご存知ない方もいらっしゃると思いますので「シフト制」について少しご説明しましょう。
シフト制とは
業種や職場によっても違いはありますが、シフト制を導入しているアルバイトの多くが24時間営業か、深夜遅くまで営業しています。
一人が働く労働時間は、法律で一日8時間、週48時間と制限が設けられています。
この制限を超えて働く場合は、通常より割増の金額を支払う(残業代)ことも法律で定められています。
会社としては、出来るだけ残業代を支払わず、尚且つ業務をスムーズに遂行するためには、時間枠を超えないように全員が交代で働けるスケジュールを作成し、そのスケジュールに沿って勤務する仕組みが「シフト制」です。
アルバイトの場合は、学生さんや主婦の方もいますので、「一日8時間も働けない」という方もいらっしゃいます。
しかし、一日3時間～8時間は働ける。日によっては8時間働ける･･･など、空いた時間は働けますという方がアルバイトに応募されてきます。
社員だけではシフトが賄えない部分をアルバイトの方にお願いすれば、社員もアルバイトも8時間以内で働くことが出来るというわけです。
シフト制を導入している所では、前月の決められた期日までに翌月自分が勤務出来る時間を上司(シフト担当者)に申請します。
その申請を元に翌月のシフトが作成され、全員がシフトにそって勤務することで、どの時間にも働いている人がいる状態、業務がスムーズに遂行出来るのです。
シフト制は、申請を元に作られるので、午前だけ仕事の時もあれば、午後から仕事の時もあり、働く時間や曜日は一定ではありません。
ただし、予め「日曜日は働けません」と伝えておけば、日曜日にシフトから外されます。
しかし、土日にお休みをしたいという方は多いので、土日に働けるアルバイトの方を優遇している職場は少なくありません。
求人広告の「土日勤務出来る方」という記載もよく見かけます。
シフトを申請する
翌月のシフトを作成するに当たり、働ける時間やお休みしたい日を予め上司に報告します。
全員から口頭のみで申請されても、担当者がわからなくなったり、間違えやすくなるため、履歴が残るメールで申請する所が殆どです。
職場によっては、規定のフォームが用意されており、そのフォームに入力して送信するだけの所もありますが、特に規定がなければ、それぞれがメールで連絡をします。
ここでは、規定がない場合のメール申請についてご紹介していきます。
メールの書き方
こうでなければいけないという決まりごとはありませんが、読む人が解りやすいように書きましよう。
ポイントは次の3つ
1.時系列順に書く
2.勤務可能日
3.お休み希望日(勤務出来ない日)
例)
件名:●月度スケジュール (アルバイト××××(氏名))
お疲れさまです。アルバイトの××です。
●月度 スケジュールをお送りします。シフト作成をよろしくお願いいたします。
■●月度 スケジュール
・勤務可能 (月日)
・午前中のみ勤務可能 (月日)
・17時以降勤務可能 (月日)
・休暇希望 (月日)
以上、よろしくお願いいたします。
メール本文に書いてもいいですが、毎月連絡するのであれば、ご自分でExcelなどでスケジュールを作成して添付して送っても解りやすいと思います。
