仕事できる人先輩、上司へのメールの出し方、書き方
コンピュータの普及により、パソコンを使う仕事が増えてきました。
昔は事務職に限られていましたが、最近はどんな仕事でも多少なりともパソコンを使うことが多くなり、メールで上司や先輩に報告や連絡をすることも増えています。
メールだと、送る側も受けとる側も時間を気にせず、自分の都合のよい時間に確認することが出来るので便利ですよね。
それに、ビジネスに於いては「履歴が残る」というのもメリットです。
削除しない限り残っているので、後で確認することも出来ます。
また、仕事に於いての指示や連絡が口頭だけなら「言った言わない」「聞いた聞いていない」なんてこともありますが、メール履歴があれば明確です。
そこで、先輩や上司へメールを出す時の書き方についてお話をしていきたいと思います。
友達や家族とのメールは慣れているけれど、ビジネスメールとなると意外と知らないのがメールのマナーではないでしょうか。
メールの書き方マナー
敬称
上司や先輩にメールを送る時、敬称に気をつけましょう。
部長、課長、係長などの役職を間違えないこと。万が一間違えると失礼に当たります。
また、役職名はそれだけで敬称なので「様」を付ける必要はありません。
もし、つけるとしたら「殿」であれば敬称の重複にはなりません。
例: ××課長、××課長殿
役職がない方への宛先の敬称は「様」です。
敬称の使い方については職場によって決まりごとがある場合がありますので、職場の指示に従ってくださいね。
件名
件名はいわばタイトルです。
メールソフトを立ち上げた時に、受信箱を見ると目に入るのが件名です。
ビジネスでは、かなりの数のメールを確認することがあります。
その時、件名だけを見たら何のメールなのかが解るととても便利です。
本文の内容がわかるような件名を記入していきましょう。
例:×月度 スケジュールのご連絡
宛先の種類
メールには、以下3種類の宛先があります。
1.宛先 メールを直接送る相手
2.Cc メールの写しを送る相手。メールの内容を知っていて欲しい相手。
3.BCC 宛先やCCの人に知られずに送る相手。
一般的な使い方としては、先輩にある仕事の報告をする時に、宛先は先輩、CCにはその上司を入れておくります。
本文
ビジネスメールは、手紙のように長々と書かないことが鉄則。
要点をまとめて、わかりやすい文章が求められます。
メールを書く時にうまくまとめられない方は、まず箇条書きにしてみるといいですよ。
署名
メールの署名は、手紙で言えば「差出人」です。
差出人のない手紙は失礼に当たりますよね。メールでも署名は必ず入れてください。
時々、署名に絵文字を使っている方がいますが、ビジネスで絵文字は避けたほうがいいでしょう。
NG
顔文字、絵文字、記号、(笑)などの職略語は厳禁です。
英数字を使う時には半角で入力、カタカナは全角で入力しましょう。
また、お休みや遅刻などの連絡はメールではなく、直接話をするのがマナーです。
必ず電話で連絡をするようにしましょう。
